Décider d’organiser une conférence n’est pas anodin. Cela nécessite une véritable planification afin d’associer réactivité, cohérence et créativité, et faire de cette journée un moment fort et surtout mémorable. Plusieurs points sont à respecter si vous souhaitez que votre conférence soit organisée de la meilleure manière possible.

La planification de l’activité

L’organisation d’une conférence ne peut se faire sans un besoin réel. Elle doit être intégrée dans la stratégie globale de communication. Vous devrez donc définir quel est l’objectif sous-jacent de la conférence, car le reste de vos décisions dépendra avant tout de cet objectif. Tentez de répondre au mieux à ces questions : quel message souhaitez-vous transmettre ? Dans quel but : fidéliser des clients, convertir des prospects, lancer un nouveau produit ? Ensuite, définissez votre budget maximal et divisez ce budget entre les différents besoins comme les frais des intervenants, le matériel, le lieu…

Pour définir la date de votre événement, renseignez-vous sur les événements dédiés à la même cible afin d’éviter les interactions et ne choisissez pas les périodes de forte activité dans le secteur d’activité que vous visez. Quant au choix du lieu, il se fait en fonction de l’image que vous souhaitez véhiculer et du ton que vous souhaitez donner à votre conférence. Vous pouvez organiser votre conférence dans les locaux de votre entreprise, comme vous pouvez choisir d’opter pour une location lieu conférence à Paris. Dans ce cas, arrangez-vous à ce que ce lieu soit capable d’accueillir les invités attendus, proche de votre cible et facile d’accès. Et n’oubliez pas qu’il doit disposer de tout le matériel nécessaire.

L’organisation logistique

Une bonne organisation logistique est la garantie d’une conférence réussie. Si vous décidez d’opter pour l’organisation en interne, il est recommandé de mettre en place autant d’équipes que de types de tâches pour ne rien oublier de vital. Vous pouvez, à titre d’exemple, constituer une équipe pour s’occuper de la réalisation des tâches administratives et de la signature des contrats avec les différents prestataires, une équipe pour assurer le suivi de la promotion de la conférence, une autre pour contrôler les points techniques liés aux différentes installations et à la maintenance… Vous pouvez toutefois choisir de passer par des professionnels pour l’organisation de votre conférence, ce choix sera certainement plus coûteux, mais vous épargnera un énorme travail.

L’invitation des participants

Après avoir terminé les étapes essentielles de l’organisation. Il est temps de faire connaître votre conférence en diffusant un dossier ou un communiqué de presse. Choisissez ensuite les personnalités invitées et les journalistes, sans oublier les personnes qui peuvent apporter un grand plus à votre conférence. Multipliez les affiches, prospectus et banderoles et choisissez soigneusement les endroits où les diffuser.